Caso Practico de la Utilizacion de las Tecnologias de la Informacion - Caso MTC

INTRODUCCION

Hasta el año 1997, todos los procedimientos administrativos (llámese autorizaciones, permisos, concesiones) realizados en el Ministerio de Transportes y Comunicaciones (MTC), específicamente en la Dirección General de Gestión de Telecomunicaciones (DGGT) no contemplaban la utilización de las herramientas informáticas existentes en esa época, así como el Internet como medios para mejorar y agilizar la culminación de dichos procedimientos.

La pagina Web del MTC contenía simplemente información no relevante para las empresas y personas naturales que querían realizar algún tramite, como información institucional, datos estadísticos de los servicios, fotos de las actividades sociales entre otras; las licencias, permisos, concesiones y autorizaciones se expedían en tiempos muy largos básicamente porque para el control de los expedientes no se contaba con una base de datos eficiente solo existía un archivo en Excel y por tanto muchas veces era muy complicado encontrar los expedientes o saber quien los tenia, así mismo para evaluar las solicitudes se tenia que utilizar datos y herramientas que estaban impresos en viejos manuales y planos, lo que hacia que los procesos se demoran mas de lo debido.

En años posteriores se fue implementando sistemas informáticos para el control y ubicación de expedientes utilizando ya plataformas en FOX - DOS este sistema se denominaba GANIMEDE, lo cual aligero un poco los tramites pero no del todo porque los procesos y software no estaban integrados (generalmente eran por oficina o dirección) sino que eran diferentes tipos de software para cada aplicación (por ejemplo existía un software para la ubicación de los expedientes, existía otro software para el control de los expedientes y otro para la evaluación de los mismos)

En el año 1999 se diseña otro sistema para reemplazar al GANIMEDE, este sistema fue diseñado en ORACLE, dicho sistema tenia como función únicamente el control y ubicación de los expedientes de la DGGT (anteriormente DGT), este sistema permitió agilizar aun mas el control y ubicación de los expedientes, sin embargo debido a que ya se pensaba en un sistema que integre todo es decir tanto la ubicación, control de los expedientes así como la generación de informes, permisos, y licencias se desecho para dar paso a un nuevo sistema.

A partir de mediados del 1999 se decide integrar adquirir un sistema que integraba todas estas funciones en una sola, este sistema se llamaba ellipse y se adquirió vía licitación a la empresa THALES de Francia; adicionalmente se hace mejoras la pagina Web, diseñando cartillas de información para cada tipo de tramite así como formularios para los mismos, los cuales se podían descargar de la misma pagina Web, así mismo se crea una interfaz para que los usuarios puedan realizar consultas on-line de sus tramites sin necesidad de estar yendo al MTC.

A partir del 2006 en una de las oficinas de la DGGT se comienza a crear un software para la atención de solicitudes on-line, este plan piloto se inicia en la Subdirección de Registros y Acciones Técnicas debido a que en dicha oficina se emitían aproximadamente 12,000 permisos al año con un plazo de atención de 2 días en promedio por eso era ideal iniciar este plan.

A la fecha se viene trabajando en dicha interfaz y se espera que muy pronto entre en funcionamiento, siendo el principal resultado que el usuario desde su casa mediante el portal del MTC podrá realizar el pago, realizar la solicitud y en un par de días como máximo recibir vía e-mail su permiso.

Como se puede apreciar el esfuerzo en el MTC del uso del Internet y las tecnologías de la información están dando resultado aunque el proceso es lento se espera que en los próximos años con la incorporación de la ventanilla única se agilicen mas los tramites para beneficio de los usuarios con menores tiempo de atención y para beneficio del MTC logrando así mayor eficiencia así como la reducción de costos operativos.

Finalmente el presente trabajo resume brevemente los procedimientos problemas, dificultades y beneficios presentados durante este proceso del uso de las tecnologías de la información en la administración pública específicamente en la DGGT del MTC.


CAPITULO I

DESCRIPCION DE LOS SISTEMAS INFORMATICOS

GANIMEDE

Este sistema fue diseñado en el año de 1998 con FOX - DOS, fue creado específicamente para la ubicación de los expedientes de la DGGT (antes DGT). Este sistema nos permitía conocer la ubicación del expediente en el archivo central y también nos permitía saber quien estaba trabajando dicho expediente, dado las limitaciones del DOS, no tenia mas funciones. Los reportes que generaba nos daban únicamente la relación de expedientes existentes y su ubicación en el archivo central.

SISDGT

Este sistema fue diseñado en 1999 con ORACLE, fue creado específicamente para el control y seguimiento de los expediente de la DGGT (antes DGT). El sistema nos permitía conocer quien estaba evaluando tal o cual expediente, que tiempo se demoraba el usuario en culminar su evaluación y que tipo de documento había emitido, también nos permitía obtener reportes de la cantidad de expedientes que había evaluado tal o cual profesional.

SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO

Este sistema fue creado en 1999 con ORACLE, este era utilizado para el control del ingreso y atención de los expedientes al MTC. Toda carta, escrito memorial, oficio, etc., que cualquier persona natural o jurídica u otra entidad gubernamental o no gubernamental cursaba al MTC debía ser registrado e ingresado al MTC por este sistema, la idea es que como los procedimientos del MTC están sujetos a plazos conforme a la normatividad vigente, así mismo de acuerdo a la organización del MTC, cada oficina esta encargada de absolver ciertos trámites, entonces los documentos al ser ingresados eran discriminados por oficinas, para su atención y respectivo control, por ejemplo todos los escritos y solicitudes relacionadas a los servicios de radiodifusión serán derivadas a la Subdirección de servicios de radiodifusión (SSR). Los reportes que genera este programa no solo nos indicaba quien había evaluado tal o cual expediente sino que también, nos indicaba el historial del expediente desde su ingreso al MTC hasta la culminación del trámite.


SISTEMA ELLIPSE (Versión 5.4.9)

El Sistema Ellipse forma parte de la compra que se hizo a la empresa francesa THALES (antes THOMSON), de un "Sistema Nacional Integrado de Gestión y Control del Espectro", este sistema esta compuesto por software y hardware lo que nos permite gestionar y administrar el espectro radioeléctrico en forma más eficiente.

El Ellipse consta de dos Subsistemas:

Ø Elipse Administrativo (desarrollado en Oracle Developer)
Ø Ellipse Técnico (desarrollado en C++)
Posee dos Base de datos:

Ø Base de Datos Técnica - Administrativa (Oracle) con la cual trabaja tanto el Ellipse Administrativo como el Ellipse Técnico.
Ø Base de Datos Cartográfica (archivos de planos) con la cual trabaja el Ellipse Técnico.
Ø Trabaja con servidores:
Ø Servidor de Bases de datos Técnico-Administrativo y Cartográfico (SUN Enterprise 3500).
Ø Servidor de cálculo, ejecutables del Ellipse Técnico (SUN Ultra Enterprise E450).

Este sistema esta diseñado para la administración de frecuencias, otorgamiento de licencias, facturación y homologación de equipos así como también para la derivación de expedientes y/o documentos dentro de las oficinas de la DGGT.

Antes del Sistema Ellipse la SSR contaba con un sistema administrativo de control de expedientes llamado Ganimede, este sistema fue creado en lenguaje FOX PRO para DOS, de otro lado como ya existía esta base de datos lo que se hizo primero fue migrar esta información a la nueva base de datos del Sistema Ellipse, pero esa información era mínima para los requerimientos de la oficina en la parte técnica e inconsistente en la parte administrativa, por lo cual se tendría que comenzar con todo un proceso de actualización de la información.

SISTEMA DE CONSULTAS (Versión 1.59)

Este es un sistema de reportes de la base de datos del Sistema Ellipse, basicamente lo que hace es proporcionarnos reportes de la data que contiene el Sistema Ellipse, mediante comandos específicos podemos filtrar dicha data y obtener reportes impresos de empresas, estaciones, servicios, localidades, etc., así mismo este sistema nos permite generar algunos códigos que son necesarios para la creación de equipos, cuentas, número de serie que nos servirán posteriormente para crear las estaciones y llenar la data del mismo sistema. (Ver algunos reportes generados con el Sistema Consultas Ellipse en los Anexos del 16 al 23)



CAPITULO II

UTILIZACION DE LAS TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION EN EL MTC


Como se dijo en la introducción a partir de 1999, se toma la decisión de integrar los sistemas existentes para agilizar los trámites que realizaba la DGGT (antes DGT), la idea era mejorar los procesos y trámites realizados mediante la introducción e integración de los sistemas informáticos existentes, así se buscaba:

Ø Reducción de los tiempos de evaluación de expedientes que ingresaban a la DGGT (antes DGT)
Ø Reducción de los tiempos de atención de los expedientes en las diferentes subdirecciones de la DGGT (antes DGT).
Ø Reducción de los errores materiales cometidos por el personal de la DGGT (antes DGT) en el típeo de oficios, informes y resoluciones.
Ø Reducción de los costos operativos generados por la atención de los diversos trámites que se realizaban en el MTC.
Ø Reducción de la complejidad de muchos de los trámites que se realizaban en el MTC.
Ø Mayor eficiencia en la atención de los expedientes dado el ahorro del tiempo para el MTC y los usuarios.
Ø Ahorro de tiempo de los usuarios puesto que podían invertir mas tiempo haciendo otras actividades que le generen ingresos personales así como ingresos al estado por medio de los impuestos.
Ø Ahorro de dinero para los usuarios debido a que los procesos serán menos complejos.
Ø Aprovechamiento de las tecnologías de la información existentes y que estaban a la mano del MTC

En ese sentido el primero paso para integrar todos los sistemas era crear un interfaz de entrada y salida entre el sistemas ellipse y el sistema de tramite documentario, dado que el sistema ellipse era de aplicación exclusiva de la DGGT (antes DGT) y no se podía hacer seguimiento de los expedientes por ejemplo cuando ingresaban al MTC en cambio con el sistema de tramite documentario si era posible.

Una vez integrado los sistemas mediante esta interfaz ya era posible hacer el seguimiento de todos los expedientes desde que se iniciaba el trámite hasta que se culmina el mismo, así mismo esta integración nos permitiría mas adelante permitir que los usuarios puedan hacer seguimientos de sus expedientes on-line.

Muchos años demoro hacer que camine este sistema integrado más o menos tres años desde 1999 hasta el 2002. Al inicio porque el personal tenia que ser capacitado para que operen estos sistemas, y posteriormente por la dejadez de algunos funcionarios que se negaban ha aprender, y no seguían los procedimientos para el correcto llenado de la data.

El correcto funcionamiento y la calidad de la información que arrojaba el sistema en sus reportes dependía básicamente del correcto uso de cada uno de los usuarios del sistema es así que si alguno no llenaba bien los datos o simplemente no lo hacia, la información que se reflejaba en los reportes ya sea a los usuarios o autoridades internas o externas no eran reales. Por tanto la mejora que se esperaba en reducción de tiempos y eficiencia en la atención dependía de los mismos funcionarios usuarios del sistema.

Los principales problemas que se encontraron para el manejo y utilización de este sistema eran:

Ø La negación del personal nombrado de no querer usarlo dichos sistemas so pretexto que les quitaba mucho tiempo en usarlo.
Ø La falta de conocimiento del manejo de las computadoras básicamente del personal nombrado.
Ø La falta interés que le ponían muchos de los funcionarios al ingresar los datos en el sistema.
Ø Los errores materiales que se cometían al ingresar los datos por parte de los funcionarios
Ø Los desconocimientos de los procedimientos administrativos que se manejaba en el MTC por parte de los funcionarios.
Ø La antigüedad de los equipos informáticos que en muchos casos no soportaban o no tenían la capacidad para cargar los actuales sistemas.

Posteriormente cuando el sistema ya era manejado por la mayoría y se podían obtener reportes de calidad, se implemento mediante la pagina Web del MTC la opción de que los usuarios puedan ver on -line el avance de sus tramites, así que ya no era necesario que se apersonen al MTC y esperen mucho tiempo para conversar con el funcionario que estaba viendo su tramite, porque ahora lo podía ver vía Internet.

Por otra parte paralelamente a esto para seguir con la mejoras de la atención de los usuarios se diseño cartillas de orientación para los usuarios donde se explicaba brevemente y claramente cada uno de los tramites que el MTC hacia, así mismo se diseño formatos de solicitudes para permitir a los usuarios realizar mas rápidamente el llenado de sus solicitudes y así cumplir con todos los requisitos establecidos según ley y todo esto estaba colgado en la Web, y podía ser descargado en forma gratuita, así mismo para efectos de los pagos por los derechos por cada tramite se hizo posible que los pagos se hicieran a través del banco de la nación así los usuarios no perderían tiempo haciendo colas enormes en el MTC para pagar estos derechos. Por ultimo la aparición de sistemas informáticos aplicativos que permitían a los ingenieros vía Internet realizar cálculos disminuyendo los tiempos de evaluación.

Todos estas mejoras por medio el uso del Internet y la integración de los sistemas informáticos del MTC hicieron posible que se agilizara los tramites se aminorara los tiempos de atención.

Sin embargo esto no quedo ahí, puesto que el proceso de atención debía seguir mejorando en ese sentido en la subdirección de registros y acciones técnicas de la DGGT (antes DGT) se tiene la idea de no culminar y emitir los permisos on-line, con esto se busca básicamente tres cosas:

Ø Reducir los aun mas los costos operativos de la emisión de los permisos de esta subdirección. Dado que se emiten unos 12000 permisos anualmente y se gasto mucho en hojas y tinta.
Ø Disminuir el tiempo de atención de los expedientes tal vez a un día y medio dado en promedio.
Ø Ahorrar a los usuarios aun mas dinero en movilizaciones dado que ya no seria necesario trasladarse al MTC para realizar el trámite todo lo podría hacer on-line desde su propia casa o una cabina publica.

En conclusión las tecnologías de la información han permitido al MTC integrar sus sistemas informáticos así como la agilización de los trámites logrando ahorro de tiempo y dinero tanto a los usuarios y el MTC, aunque aun falta mucho por mejorar porque los procesos son aun lentos.
En ese sentido este es un buen ejemplo de cómo las tecnologías de la información nos ayudan en nuestra vida diaria y esperemos que algún día el sector publico pueda llegar a igualar en eficiencia de atención on – line a las empresas privadas como los bancos que actualmente ya ofrecen servicios on – line que son muy eficientes.