En estas épocas muchos hacen uso masivo del Internet para realizar sus actividades, se ofrecen todo tipo de servicios vía Internet, como educación a distancia, transferencias electrónicas bancarias, telemedicina, etc., debido a este gran potencial que representa el Internet, los gobiernos han concluido como el Internet puede ayudarlos a comunicarse con el publico, con las empresas, etc.
En resumen esta guía esta diseñada básicamente ayudar a los gobiernos a usar la web y entender las nuevas formas de negocios en sus países y a nivel gobiernos locales. Esta guía suministra pautas para ayudar a los gobiernos a alcanzar las ventajas y las oportunidades de conseguirlo on-líne sin ser abrumado por los desafíos inherentes de desarrollar, lanzar y mantener Web sites.
Las principales pautas de esta guía para lograr estos objetivos son:
1) Establecer y mantener un soporte a todo nivel: Es uno de los más importantes factores en el desarrollo y lanzamiento de las pagina web en todo el mundo
2) Contar con personal experto: Dado que la mayoría de los proyectos Web requieren de programadores expertos para diseñar una buena web
3) Promover el conocimiento del Internet: Mediante el diseño de sitios web amigable para los ciudadanos que los introduzca fácilmente en uso.
4) Buscar infraestructura: Ya sea propia (Internet en casa) o por medio de ISP (proveedores de servicios de Internet) para colgar los sitios Web.
Por otra parte para un correcto diseño y mantenimiento de una página web municipal es necesario seguir las siguientes recomendaciones.
1) Revisar otras web sites: Existen incontables sitios web que nos pueden dar ideas para diseñar la nuestra, tomando en cuenta si es amigable, el numero de visitas diarias, la información que contenga, etc.
2) Balacear tu tiempo: No dedicar todo nuestro tiempo en el diseño de la web, Balancear nuestras otras actividades y el tiempo dedicado a la web nos darán una mejor visión de lo que queremos lograr.
3) Usar las mejores prácticas: Es decir los mejores diseños para el contenido, los gráficos, la presentación de la página y las herramientas de la web a diseñar.
4) Escuchar a los compañeros de trabajo: Porque pueden ser una fuente de nuevas ideas debido a que conocen mejor que nadie las áreas específicas donde laboran dándonos sugerencias muy útiles para un mejor diseño.
5) Recibir consejo exterior: De las cámaras de comercio, grupos de turistas, tus colegas en el gobierno que pueden aportar muchas nuevas ideas muy útiles para el diseño de la web.
6) Incorporar creatividad: Algunas de las mejores web nacen de ideas creativas, se recomienda que si esas ideas nacen de gente con mucha experiencia entonces debemos de tomarlas en cuenta para el diseño de nuestra web.
De otro lado es importante también tener objetivos claros a la hora de crear las paginas web de las municipalidades, la guía recomienda plantear los siguientes objetivos para la creación de nuestras paginas web:
1) Identificar a los jugadores y los recursos: Para ver como afectaran en tu diseño de red y definir los recursos previamente para no tener que desarrollar planes posteriores para obtener recursos.
2) Definir un grupo de metas: Sobre los ítem a colocar en la web por ejemplo Poner formularios de solicitudes, publicar los resultados de las elecciones casi en tiempo real, promover el turismo y desarrollo, etc.
3) Construir y mantener una marco de la política: Tener políticas acordes para los reales fines que se esperan alcanzar, por ejemplo acerca de computación, telecomunicaciones derechos, etc
4) Usar los temas para mantener la atención sobre tu sitio: Por ejemplo informaciones sobre turismo, hoteles, restaurantes, información estadística, del personal de la municipalidad, etc
Es necesario también conocer los costos a los que se enfrentan las municipalidades a la hora de diseñar e implementar un sitio web para esto la guía nos indica que los costos mas importantes a enfrentar son en: hardware y software, tiempo del staff para el trabajo técnico y creación del contenido y gerenciamiento, pagos de sobre tiempo, contratos con los proveedores de servicios de Internet y los frecuentes costos intangibles. Dado que algunas municipalidades tienen presupuestos establecidos para esto y usan su propio staff, los principales costos a enfrentar son:
1) Recursos humanos: Definir un adecuado grupo o staff de trabajo de acuerdo al presupuesto se puede decir que son costos primarios porque sin el staff no se puede diseñar nada.
2) Hosting Foráneos o locales: Varían en precios esta decisión se maneja por costos generalmente los hosting locales son mas baratos que los extranjeros por eso se usan mucho mas.
3) Sociedades: Las uniones con las sociedades nos pueden ayudar a reducir costos porque nos permite dividir la experiencia del staff técnico con los costos del proyecto o la infraestructura tecnológica necesitada para el host
Para diseñar el site web de las municipalidades la guía nos proporciona las siguientes ideas a tener en cuenta:
1) Mantener tu audiencia en mente: Sabiendo como las personas mayores usan la web puede ayudar a diseñar tu site de acuerdo a tus necesidades.
2) Tomar el camino mas alto: Dar a las personas la información que ellos necesiten para vivir, trabajar, y hacer negocios en su comunidad.
3) Seleccionar las características y el contenido: Se deben de incluir: agendas de reuniones publicas, calendario de eventos de la comunidad, números telefónicos y ubicaciones, mail para oficiales y staff, noticias municipales, información turística, Etc.
4) Crear documentos web: Que serán colgada en la pagina
5) Suministrar enlaces: Que nos permitan acceder a todos los recursos de la web tanto internos como externos relacionados a la web.
6) Proveer el acceso al mail: Por ejemplo para las personas de la tercera edad que expandirá el numero y diversidad dela correspondencia a tu oficina de gobierno.
7) Construir un acceso para las personas discapacitadas: Por ejemplo en new york se incluye textos descriptivos para contenidos de audio y video.
8) Construir un acceso para todos los mecanismos web: La web debe estar diseñada para ser usada por cualquier tipo de módems, PCS, e incluso teléfonos celulares y otros mecanismos portátiles.
9) Usar estilo de pautas: Tales como brochures o avisos, por ejemplo algunos municipios ofrecen los siguientes estilos de pautas: Identificación personal, uso de plantillas, hacer de esta fácil de comunicar, estampilla de fecha de tu pagina, uso gráficos juiciosos, dar ayudas, incluir el uso de enlaces y ofrecer opciones de baja tecnología, entre otras.
10) Emplear prototipos y una fase mejorada: Los prototipos reducen el riesgo en el diseño del sitio web dado que es un producto tangible.
Viene la etapa de implementación de ideas
1) Hosting Foráneos o locales
2) Registro de tu nombre dominio
3) Como registrarlo
4) Prueba tu servicio web
5) Dale una pequeña ayuda a tus amigos
6) Promociona tu servicio a todo el mundo
Para manejar el servicio la municipalidad se tienen los siguientes pautas:
1) Manejar el cambio: De tal forma que la pagina sea manejable.
2) Mantener relaciones: A todo nivel
3) Manejar la nueva forma de interactuar con los mayores: Que nos transmitan su conocimientos y experiencia.
4) Manejar grabaciones electrónicas: Para efectos de tener una buena base de datos
Finalmente debemos de evaluar el impacto con las siguientes recomendaciones
1) Comentarios Públicos: Que nos permitan conocer sus opiniones y así corregir posibles fallas cometidas.
2) Realimentación Interna: Para nutrirnos de nuestras fallas y fortalezas.
3) Cuenta de Visitas: Que nos miden el nivel de existo que ha tenido nuestra pagina con los visitantes.
4) Eficacia y Eficiencia: En todos los aspectos
viernes, 18 de mayo de 2007
Comentario de la Lectura: Redifinición de Herramientas en la Gestión Municipal: La Informática y el Gobierno Local
Esta lectura trata de la implementación de las herramientas informáticas (TICs) en la gobiernos locales españoles, nos describe todo el proceso, su problemática, sus acciones, y recomendaciones para una real y verdadera introducción de las TICs en los gobiernos locales españoles beneficiando de esta forma a que todos los ciudadanos puedan participar activamente en el desarrollo de sus gobiernos locales con sus aportes ya sea vía e-mail, o páginas Web, con sus criticas y opiniones de las gestiones locales, con participación masiva en las votaciones mediante el Internet; y también pueda beneficiar a los propios administradores públicos teniendo a su comunidad mas activa y aprovechando de sus inquietudes para mejorar su calidad de servicio, y por ultimo permitiendo un gran ahorro económico dado la reducción de los tiempos de atención de los trámites, reducción de costos logísticos (papel, tintas de impresoras, consumo de energía, etc.) y el consiguiente ahorro del tiempo de los ciudadanos que pueden invertir dicho tiempo en otras actividades mas productivas para su propio beneficio
Para el caso peruano si bien es cierto que no tengo experiencia en gobiernos municipales, yo creo que la implementación de los TICs en forma intensiva en las municipalidades beneficiaran basicamente a los ciudadanos que las usen reduciendo su tiempo en tramites realizados ante sus municipalidades, por otra parte tambien beneficiaran a los propios funcionarios publicos que tendran mejores herramientas para responder mas rapido a las necesidades de los ciudadanos; sin embargo, también creo que no todos los ciudadanos se beneficiaran de este uso masivo de las TICs en los gobiernos locales, puesto que en nuestro país las conexiones particulares de Internet tienen aun una tasa muy baja, por otra parte si bien es cierto que existen muchas cabinas publicas de internet estas no servirían del todo para estos objetivos por su estructura particular y el principal uso que le da la mayoría de los usuarios de estos servicios.
Finalmente yo pienso que definidamente el uso masivo de las TICs en las municipalidades no deberían ser implantadas para efectos de realizar votaciones en forma electrónicas ya sean de elecciones autoridades municipales o encuestas, etc., al menos no por el momento, puesto que primero existiría un gran sesgo en los resultados debido justamente a lo manifestado líneas arriba l(a poca penetración del Internet en los hogares), segundo la falta de cultura cívica de muchos ciudadanos quienes seguramente no participarian y tercero y muchos mas importante la poca cultura que tienen muchos de los ciudadanos que dejan influenciar sus opiniones, lo que desvirtuaria mas aun los resultados.
Para el caso peruano si bien es cierto que no tengo experiencia en gobiernos municipales, yo creo que la implementación de los TICs en forma intensiva en las municipalidades beneficiaran basicamente a los ciudadanos que las usen reduciendo su tiempo en tramites realizados ante sus municipalidades, por otra parte tambien beneficiaran a los propios funcionarios publicos que tendran mejores herramientas para responder mas rapido a las necesidades de los ciudadanos; sin embargo, también creo que no todos los ciudadanos se beneficiaran de este uso masivo de las TICs en los gobiernos locales, puesto que en nuestro país las conexiones particulares de Internet tienen aun una tasa muy baja, por otra parte si bien es cierto que existen muchas cabinas publicas de internet estas no servirían del todo para estos objetivos por su estructura particular y el principal uso que le da la mayoría de los usuarios de estos servicios.
Finalmente yo pienso que definidamente el uso masivo de las TICs en las municipalidades no deberían ser implantadas para efectos de realizar votaciones en forma electrónicas ya sean de elecciones autoridades municipales o encuestas, etc., al menos no por el momento, puesto que primero existiría un gran sesgo en los resultados debido justamente a lo manifestado líneas arriba l(a poca penetración del Internet en los hogares), segundo la falta de cultura cívica de muchos ciudadanos quienes seguramente no participarian y tercero y muchos mas importante la poca cultura que tienen muchos de los ciudadanos que dejan influenciar sus opiniones, lo que desvirtuaria mas aun los resultados.
Resumen de la Lectura: Redifinición de Herramientas en la Gestión Municipal: La Informática y el Gobierno Local
1) La participación directa en la política local: Desde los años 50 con la aparición de las computadoras se revoluciona la política, permitiendo a los votantes una participación mas activa en las elecciones locales, esta tradición se consolida con los años hasta que a medidos de los 90 se puede decir que las TICs (Internet) es ya una herramienta muy importante para las campañas políticas.
En resumidas cuentas para que las TICs sean posibles se debe de cumplir primero la existencia de una cultura institucional abierta, segundo enseñar a los ciudadanos el uso de las herramientas de las TICs y por ultimo dar información a los habitantes no tradicionales.
2) Resistencia Pasiva: Este punto trata de los distintos problemas surgidos a la hora de implantar las TICs en las instituciones publicas, por ejemplo como la falta de interés de los funcionarios públicos así como el desconocimiento de las herramientas informáticas vigentes hace que se retrase la implementación eficiente de las TICs en estas administraciones produciendo perdida de tiempo de los tramites administrativos, falta de una coordinación adecuada entre todas las áreas, etc.
3) Tendencias Contradictorias: Trata del análisis del fracaso de la no introducción de las TICs en la administración publica, se dice que no hubo una adecuada capacitación de los funcionarios para que usen correctamente estas herramientas informáticas, por otra parte existió también la negativa de aprender a usarla por parte de algunos funcionarios finalmente los que la usaron (básicamente el Internet) no lo hicieron para lo que se quería es decir para el contacto con los ciudadanos sino mas bien para sus agendas propias. Por otra lado este punto trata del nivel de participación de los usuarios de cómo estos usarían las TICs para la participación comunitaria en su gobierno local, surgieron dos tendencias opuestas la participación restringido limitada solo a emitir sus votos la otra fue la participación ampliada que haría que los ciudadanos participen activamente en la vida política de su gobierno local mediante el uso intensivo de las TICs
4) Nuevas tendencias: Con el advenimiento de un nuevo gobierno se comienza una amplia reforma en todos lo sectores, uno de estos grandes cambios consistía lograr una estructura organizativa descentralizada apoyadas por una red de comunicaciones eficientes que le permita al ciudadano una mayor participación activa. Para que esta red de comunicaciones abierta funcione debe de cumplir tres factores claves primero un conjunto de valores comunes a todas organización, segundo un canal de comunicación eficiente con el mando central y tercero una estrategia clara para lograr los objetivos establecidos; no están aun claros los logros sin embargo se redujeron los tiempos por el uso intensivo de las nuevas herramientas informáticas implantadas. Como proceso del cambio y para alcanzar los objetivos de que la mayoría de los ciudadanos participen activamente se practico la siguiente estrategia: primero se adquirió equipos informáticos para reforzar los diversos gobiernos locales, segundo se desarrollo un sistema de información usando tecnologías abiertas y tercero se capacito a los funcionarios. A pesar que hubo mejoras con estas medidas pero aun se pueden ver cierta resistencia por parte de algunos funcionarios al uso de estas herramientas informáticas
5) Propuestas para superar los obstáculos a la ciudad digital: Acá replanten estrategias para el uso intensivo de las TICs (Internet) en los gobiernos locales que son:
a. Trabajar en conjunto con funcionarios municipales de nivel superior, representantes ciudadanos y representantes de otros niveles del gobierno, en la definición de objetivos de la administración municipal.
b. Trabajar conjuntamente con otros niveles del gobierno, sector privado, organismos comunitarios, ámbito académico, otros, en el logro de articulaciones y concertaciones de decisiones políticas y tecnológicas que enmarquen y aseguren la solidez y la continuidad de esta reorganización administrativa
c. Integrar las estrategias y policitas de incorporación de TIC en la administración municipal en el marco de políticas globales, tanto de la reestructuración y mejora en la administración publica, como de políticas científicas y tecnológicas
d. Concentrar esfuerzos en el cambio de mentalidad de los funcionarios municipales, para permitir transformaciones en la organización
e. Focalizar los esfuerzos sobre la formación continua de los funcionarios municipales
f. Los administradores urbanos deberían capacitarse para superar los interese parciales de las secretarias, subsecretarias (y los de sus responsables) para actuar por el interés de la institución municipal y de los habitantes de la ciudad
g. La continuidad de las funciones, funcionarios en cargos técnicos estratégicas y políticas que se han demostrado apropiadas a través de los cambios de gobierno así como la transmisión de sus conocimientos y experiencia a los demás funcionarios, a través de planes de formación permanente.
Considerando estas estrategias finalmente se pueden plantear propuestas concretas de acción para la incorporación de TIC como:
a) Elaborar un plan de incorporación de innovaciones tecnológicas a mediano plazo: trabajando a todos los niveles y estableciendo grados de prioridad.
b) Establecer de la unidad de funcionarios encargada del estudio de la calidad y precios de equipamientos tecnológicos y la decisión de compra del mismo tanto en hardware como en software. Se recomienda el acompañamiento por una unidad de supervisión para su adecuado monitoreo.
c) Informatizar en prioridad los departamentos o unidades municipales concernidos con el planeamiento y la tomas de decisiones: Por ejemplo salud, educación cultura, estadísticas, medio ambiente, etc.
d) Desarrollar de bases de datos para el planeamiento y nivel operativo: Por ejemplo sobre el registro de salud, estado de las viviendas, etc.
e) Vincular la administración municipal con la sociedad: Por medio de la interacción con organizaciones privadas o comunitarias que disponen de información actualizada de primera mano.
f) Integrar y/o articular a los sectores privado y comunitario al proceso de informatización de la estructura municipal: Logrando así sinergias positivas de los esfuerzos Trabajar con los líderes comunitarios, incluyendo todas las ONGs y organismos involucrados por la problemática urbana: Formándolos en el uso de las TICs
En resumidas cuentas para que las TICs sean posibles se debe de cumplir primero la existencia de una cultura institucional abierta, segundo enseñar a los ciudadanos el uso de las herramientas de las TICs y por ultimo dar información a los habitantes no tradicionales.
2) Resistencia Pasiva: Este punto trata de los distintos problemas surgidos a la hora de implantar las TICs en las instituciones publicas, por ejemplo como la falta de interés de los funcionarios públicos así como el desconocimiento de las herramientas informáticas vigentes hace que se retrase la implementación eficiente de las TICs en estas administraciones produciendo perdida de tiempo de los tramites administrativos, falta de una coordinación adecuada entre todas las áreas, etc.
3) Tendencias Contradictorias: Trata del análisis del fracaso de la no introducción de las TICs en la administración publica, se dice que no hubo una adecuada capacitación de los funcionarios para que usen correctamente estas herramientas informáticas, por otra parte existió también la negativa de aprender a usarla por parte de algunos funcionarios finalmente los que la usaron (básicamente el Internet) no lo hicieron para lo que se quería es decir para el contacto con los ciudadanos sino mas bien para sus agendas propias. Por otra lado este punto trata del nivel de participación de los usuarios de cómo estos usarían las TICs para la participación comunitaria en su gobierno local, surgieron dos tendencias opuestas la participación restringido limitada solo a emitir sus votos la otra fue la participación ampliada que haría que los ciudadanos participen activamente en la vida política de su gobierno local mediante el uso intensivo de las TICs
4) Nuevas tendencias: Con el advenimiento de un nuevo gobierno se comienza una amplia reforma en todos lo sectores, uno de estos grandes cambios consistía lograr una estructura organizativa descentralizada apoyadas por una red de comunicaciones eficientes que le permita al ciudadano una mayor participación activa. Para que esta red de comunicaciones abierta funcione debe de cumplir tres factores claves primero un conjunto de valores comunes a todas organización, segundo un canal de comunicación eficiente con el mando central y tercero una estrategia clara para lograr los objetivos establecidos; no están aun claros los logros sin embargo se redujeron los tiempos por el uso intensivo de las nuevas herramientas informáticas implantadas. Como proceso del cambio y para alcanzar los objetivos de que la mayoría de los ciudadanos participen activamente se practico la siguiente estrategia: primero se adquirió equipos informáticos para reforzar los diversos gobiernos locales, segundo se desarrollo un sistema de información usando tecnologías abiertas y tercero se capacito a los funcionarios. A pesar que hubo mejoras con estas medidas pero aun se pueden ver cierta resistencia por parte de algunos funcionarios al uso de estas herramientas informáticas
5) Propuestas para superar los obstáculos a la ciudad digital: Acá replanten estrategias para el uso intensivo de las TICs (Internet) en los gobiernos locales que son:
a. Trabajar en conjunto con funcionarios municipales de nivel superior, representantes ciudadanos y representantes de otros niveles del gobierno, en la definición de objetivos de la administración municipal.
b. Trabajar conjuntamente con otros niveles del gobierno, sector privado, organismos comunitarios, ámbito académico, otros, en el logro de articulaciones y concertaciones de decisiones políticas y tecnológicas que enmarquen y aseguren la solidez y la continuidad de esta reorganización administrativa
c. Integrar las estrategias y policitas de incorporación de TIC en la administración municipal en el marco de políticas globales, tanto de la reestructuración y mejora en la administración publica, como de políticas científicas y tecnológicas
d. Concentrar esfuerzos en el cambio de mentalidad de los funcionarios municipales, para permitir transformaciones en la organización
e. Focalizar los esfuerzos sobre la formación continua de los funcionarios municipales
f. Los administradores urbanos deberían capacitarse para superar los interese parciales de las secretarias, subsecretarias (y los de sus responsables) para actuar por el interés de la institución municipal y de los habitantes de la ciudad
g. La continuidad de las funciones, funcionarios en cargos técnicos estratégicas y políticas que se han demostrado apropiadas a través de los cambios de gobierno así como la transmisión de sus conocimientos y experiencia a los demás funcionarios, a través de planes de formación permanente.
Considerando estas estrategias finalmente se pueden plantear propuestas concretas de acción para la incorporación de TIC como:
a) Elaborar un plan de incorporación de innovaciones tecnológicas a mediano plazo: trabajando a todos los niveles y estableciendo grados de prioridad.
b) Establecer de la unidad de funcionarios encargada del estudio de la calidad y precios de equipamientos tecnológicos y la decisión de compra del mismo tanto en hardware como en software. Se recomienda el acompañamiento por una unidad de supervisión para su adecuado monitoreo.
c) Informatizar en prioridad los departamentos o unidades municipales concernidos con el planeamiento y la tomas de decisiones: Por ejemplo salud, educación cultura, estadísticas, medio ambiente, etc.
d) Desarrollar de bases de datos para el planeamiento y nivel operativo: Por ejemplo sobre el registro de salud, estado de las viviendas, etc.
e) Vincular la administración municipal con la sociedad: Por medio de la interacción con organizaciones privadas o comunitarias que disponen de información actualizada de primera mano.
f) Integrar y/o articular a los sectores privado y comunitario al proceso de informatización de la estructura municipal: Logrando así sinergias positivas de los esfuerzos Trabajar con los líderes comunitarios, incluyendo todas las ONGs y organismos involucrados por la problemática urbana: Formándolos en el uso de las TICs
jueves, 10 de mayo de 2007
Comentario sobre la clase "DATA GOVENANCE"
Este tema esta bastante relacionado al tema de los registros electrónicos de la información, este tema se aborda desde el punto de vista de la importancia del manejo de los datos (unidad menor a la información), de que los datos deben ser manejados de tal forma que su uso nos genere beneficio a quienes lo usamos, de como su correcto uso puede servir para que nuestras bases de datos sean homogeneas, standares, almacenables e integrables.
Se desprende de la clase que:
1) Los datos correctamente manejados y estandarizados nos ahorran dinero en el sentido que
la información que de ella se genere sea fácil de integrar en grandes bases de datos comunes.
Ejemplo: Un caso práctico sobre este punto me ocurrio en mis primerio años en el MTC "mi labor era realizar el levantamiento de la información de los expedientes físicos de la Dirección General de Gestión de Telecomunicaciones para la migración a una nueva base de datos , porque los programadores de esta nueva base de datos en SQL no la podian migrar directamente de la base de datos en FOX existente porque los reportes que generaba esta última no eran compatibles con la tabla a actualizar en SQL, en ese sentido el MTC perdio 6 meses en realizar dicha actualización de casi 2000 expedientes y por su puesto mucho dinero"
2) Los datos deben ser organizados de tal forma que cuando se agrupen y se lean conjuntamente como información, dicha informacion deba ser coherente y util para los usuarios.
Ejemplo: En mi mismo caso práctico, mucha de la informacion que nos proporcionaban los reportes de la base en FOX, era irrelevante como y en cambio habia mucho información importante que no se consignaba como por ejemplo la fecha de vencimiento de la autorizacion, la fecha del inicio del tramite, el nombre del representante legal, etc.
3) Los datos deben ser compartidos para una mejor realización de las labores
Ejemplo: En mi mismo caso, habia otras áreas que dependían de la información que nosotros manejabamos para realizar sus labores, por ejemplo La Oficina de Acotaciones necesitaba saber cuantas autorizaciones tenia una empresa para cobrar los derechos de canon y tasas anuales, pero ellos no tenían los derechos de usuarios de para manejar esa informacion directamente en su monitor y poder responder y realizar sus resportes y cobros mas rapidamente. Ellos dependian de solicitar la información de las autorizaciones a nosotros mediante memorandum. Lo mismo ocurria en forma inversa nosotros no teniamos los derechos de usuarios para accesar a las bases de datos de pagos y evaluar los expedientes mas rapidamente.
Finalmente como los datos generan informacion, la información genera conocomiento a quien lo lea y finalmente el conocimiento con la intuicion genera sabiduria en ese sentido es de suma importancia que existe un planificador de estos datos que logre que los cabezas en la administracion publica articulen adecuamente las estructuras de manejo de los datos lo cual permita que estos generen la mayor y mejor información posible que beneficie a quien la lea.
Este tema esta bastante relacionado al tema de los registros electrónicos de la información, este tema se aborda desde el punto de vista de la importancia del manejo de los datos (unidad menor a la información), de que los datos deben ser manejados de tal forma que su uso nos genere beneficio a quienes lo usamos, de como su correcto uso puede servir para que nuestras bases de datos sean homogeneas, standares, almacenables e integrables.
Se desprende de la clase que:
1) Los datos correctamente manejados y estandarizados nos ahorran dinero en el sentido que
la información que de ella se genere sea fácil de integrar en grandes bases de datos comunes.
Ejemplo: Un caso práctico sobre este punto me ocurrio en mis primerio años en el MTC "mi labor era realizar el levantamiento de la información de los expedientes físicos de la Dirección General de Gestión de Telecomunicaciones para la migración a una nueva base de datos , porque los programadores de esta nueva base de datos en SQL no la podian migrar directamente de la base de datos en FOX existente porque los reportes que generaba esta última no eran compatibles con la tabla a actualizar en SQL, en ese sentido el MTC perdio 6 meses en realizar dicha actualización de casi 2000 expedientes y por su puesto mucho dinero"
2) Los datos deben ser organizados de tal forma que cuando se agrupen y se lean conjuntamente como información, dicha informacion deba ser coherente y util para los usuarios.
Ejemplo: En mi mismo caso práctico, mucha de la informacion que nos proporcionaban los reportes de la base en FOX, era irrelevante como y en cambio habia mucho información importante que no se consignaba como por ejemplo la fecha de vencimiento de la autorizacion, la fecha del inicio del tramite, el nombre del representante legal, etc.
3) Los datos deben ser compartidos para una mejor realización de las labores
Ejemplo: En mi mismo caso, habia otras áreas que dependían de la información que nosotros manejabamos para realizar sus labores, por ejemplo La Oficina de Acotaciones necesitaba saber cuantas autorizaciones tenia una empresa para cobrar los derechos de canon y tasas anuales, pero ellos no tenían los derechos de usuarios de para manejar esa informacion directamente en su monitor y poder responder y realizar sus resportes y cobros mas rapidamente. Ellos dependian de solicitar la información de las autorizaciones a nosotros mediante memorandum. Lo mismo ocurria en forma inversa nosotros no teniamos los derechos de usuarios para accesar a las bases de datos de pagos y evaluar los expedientes mas rapidamente.
Finalmente como los datos generan informacion, la información genera conocomiento a quien lo lea y finalmente el conocimiento con la intuicion genera sabiduria en ese sentido es de suma importancia que existe un planificador de estos datos que logre que los cabezas en la administracion publica articulen adecuamente las estructuras de manejo de los datos lo cual permita que estos generen la mayor y mejor información posible que beneficie a quien la lea.
Comentario de la Lectura 16
A Practical Guide for Designing Electronic Records Access Programs
Introducción
En estos tiempos la información, sigue creciendo a ritmos acelerados y en todos los sectores de la sociedad hay mas necesidad de la misma ya sea para el uso cotidiano, estudios, trabajos, investigaciones, etc., los niños, adolescentes, madres, empresarios, funcionarios públicos, etc., la usan día a día y la requieren cada vez mas para sus actividades, en ese sentido los medios electrónicos y las TICs (mediante el uso de Internet fundamentalmente) contribuyen a saciar esta sed de información.
En la administración pública la tendencia al uso masivo de la información no es ajena, existen grandes bases de datos que guardan mucha información de suma importancia para todos, por eso existe una gran necesidad de un correcto manejo y almacenamiento de la misma para su correcto uso y mejor aprovechamiento por parte de toda la sociedad.
En ese sentido las TICs nos pueden ayudar a lograr ese objetivo; sin embargo, dado que no existe un criterio ordenado y uniforme en toda la administración pública para el correcto manejo de la información y además que muchas de las entidades estatales aun están muy retrasadas en el uso de las tecnologías de la información, muchas veces resulta tedioso hablar de una única gran base de datos nacional (y peor aun electrónica) que integre toda esta información y que nos haga la vida mas fácil reduciendo los tiempo en tramites, permisos, licencias, autorizaciones para los usuarios y la administración publica, así mismo permitiéndonos ahorrar grandes sumas de dinero a ambas partes.
Resumen
Esta lectura trata básicamente de una guía que nos enseña a elaborar registros o archivos electrónicos, esta guía nos da pautas de cómo diseñar, mantener, ordenar, la información en forma electrónica.
Esta guía nos ayuda ha:
1) Identificar y entender los problemas existentes en la actualidad para el manejo de la información electrónica (por ejemplo el uso de diversos tipos programas informáticos para su almacenamiento, asi como el ordenamiento de la misma)
2) Preparar la información electrónica para hacerla más manejable es decir la estandarización de la información como el uso de los mismos formatos para rellenar la información en las bases de datos (por ejemplo que las fechas esten ordenadas como dd/mm/aa, los números se escriban con dos decimales como maximo, etc).
Por otra parte esta guía nos indica algunos procedimientos para el diseño de registros electrónicos de la información indicándonos como debemos organizar la información:
1) Identificándola por áreas de interés (por ejemplo: información contable, económica, tributaria, técnica, ingenieril, política, etc.)
2) Identificando quienes la usaran (por ejemplo: los viajeros querrán información sobre las empresas de transporte hacia una determinada ciudad, los contribuyentes querrán información sobre los pagos de sus arbitrios, impuestos, etc)
3) Identificar las reglas, leyes, normas necesarias para obtener esa información (por ejemplo la información sobre datos personales de los ciudadanos que es de uso exclusivo de cada uno y las instituciones deben de salvaguardar esa información mediante normas específicas)
4) Escoger la mejor tecnología a utilizar para obtenerla (por ejemplo el tipo de programa de base de datos informático más eficiente para obtener la información)
En general es un documento muy completo que describe paso a paso todos los tópicos y pautas necesarias para realizar un diseño de registros electrónicos de la información.
Comentario
Dada mi experiencia en la administracion pública puedo afirmar que en la actualidad muchas de estas instituciones no manejan adecuadamente la información con la que cuentan así mismo no cuentan con registros electrónicos de su información; por otra parte es cierto tambien que existe un intento individual de cada institución de estandarizar su manejo de la informacion y realizar registros electrónicos de la misma, cosa que se viene dando en los últimos años, por ejemplo con la ley de transparencia y acceso a la informacion que obligo al uso intensivo de las paginas web de las instituciones para poner la mayor cantidad de información relevante posible, (esto obligo a las entidades estatales a realizar un intento de registrar electronicamente su informacion); sin embargo, creo que el esfuerzo por parte de las instituciones debe ser en forma conjunta y esta guia puede ser un buen comienzo para las instituciones y asi poder empezar un verdadero cambio en el manejo de la informacion y asi lograr tener una verdadero registro electronico de la informacion.
Por eso opino y concluyo que este tipo de guía es muy importante porque nos ha permitido aprender una forma de como realizar registros electrónicos de la información.
A Practical Guide for Designing Electronic Records Access Programs
Introducción
En estos tiempos la información, sigue creciendo a ritmos acelerados y en todos los sectores de la sociedad hay mas necesidad de la misma ya sea para el uso cotidiano, estudios, trabajos, investigaciones, etc., los niños, adolescentes, madres, empresarios, funcionarios públicos, etc., la usan día a día y la requieren cada vez mas para sus actividades, en ese sentido los medios electrónicos y las TICs (mediante el uso de Internet fundamentalmente) contribuyen a saciar esta sed de información.
En la administración pública la tendencia al uso masivo de la información no es ajena, existen grandes bases de datos que guardan mucha información de suma importancia para todos, por eso existe una gran necesidad de un correcto manejo y almacenamiento de la misma para su correcto uso y mejor aprovechamiento por parte de toda la sociedad.
En ese sentido las TICs nos pueden ayudar a lograr ese objetivo; sin embargo, dado que no existe un criterio ordenado y uniforme en toda la administración pública para el correcto manejo de la información y además que muchas de las entidades estatales aun están muy retrasadas en el uso de las tecnologías de la información, muchas veces resulta tedioso hablar de una única gran base de datos nacional (y peor aun electrónica) que integre toda esta información y que nos haga la vida mas fácil reduciendo los tiempo en tramites, permisos, licencias, autorizaciones para los usuarios y la administración publica, así mismo permitiéndonos ahorrar grandes sumas de dinero a ambas partes.
Resumen
Esta lectura trata básicamente de una guía que nos enseña a elaborar registros o archivos electrónicos, esta guía nos da pautas de cómo diseñar, mantener, ordenar, la información en forma electrónica.
Esta guía nos ayuda ha:
1) Identificar y entender los problemas existentes en la actualidad para el manejo de la información electrónica (por ejemplo el uso de diversos tipos programas informáticos para su almacenamiento, asi como el ordenamiento de la misma)
2) Preparar la información electrónica para hacerla más manejable es decir la estandarización de la información como el uso de los mismos formatos para rellenar la información en las bases de datos (por ejemplo que las fechas esten ordenadas como dd/mm/aa, los números se escriban con dos decimales como maximo, etc).
Por otra parte esta guía nos indica algunos procedimientos para el diseño de registros electrónicos de la información indicándonos como debemos organizar la información:
1) Identificándola por áreas de interés (por ejemplo: información contable, económica, tributaria, técnica, ingenieril, política, etc.)
2) Identificando quienes la usaran (por ejemplo: los viajeros querrán información sobre las empresas de transporte hacia una determinada ciudad, los contribuyentes querrán información sobre los pagos de sus arbitrios, impuestos, etc)
3) Identificar las reglas, leyes, normas necesarias para obtener esa información (por ejemplo la información sobre datos personales de los ciudadanos que es de uso exclusivo de cada uno y las instituciones deben de salvaguardar esa información mediante normas específicas)
4) Escoger la mejor tecnología a utilizar para obtenerla (por ejemplo el tipo de programa de base de datos informático más eficiente para obtener la información)
En general es un documento muy completo que describe paso a paso todos los tópicos y pautas necesarias para realizar un diseño de registros electrónicos de la información.
Comentario
Dada mi experiencia en la administracion pública puedo afirmar que en la actualidad muchas de estas instituciones no manejan adecuadamente la información con la que cuentan así mismo no cuentan con registros electrónicos de su información; por otra parte es cierto tambien que existe un intento individual de cada institución de estandarizar su manejo de la informacion y realizar registros electrónicos de la misma, cosa que se viene dando en los últimos años, por ejemplo con la ley de transparencia y acceso a la informacion que obligo al uso intensivo de las paginas web de las instituciones para poner la mayor cantidad de información relevante posible, (esto obligo a las entidades estatales a realizar un intento de registrar electronicamente su informacion); sin embargo, creo que el esfuerzo por parte de las instituciones debe ser en forma conjunta y esta guia puede ser un buen comienzo para las instituciones y asi poder empezar un verdadero cambio en el manejo de la informacion y asi lograr tener una verdadero registro electronico de la informacion.
Por eso opino y concluyo que este tipo de guía es muy importante porque nos ha permitido aprender una forma de como realizar registros electrónicos de la información.
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