Comentario de la Lectura 16
A Practical Guide for Designing Electronic Records Access Programs

Introducción

En estos tiempos la información, sigue creciendo a ritmos acelerados y en todos los sectores de la sociedad hay mas necesidad de la misma ya sea para el uso cotidiano, estudios, trabajos, investigaciones, etc., los niños, adolescentes, madres, empresarios, funcionarios públicos, etc., la usan día a día y la requieren cada vez mas para sus actividades, en ese sentido los medios electrónicos y las TICs (mediante el uso de Internet fundamentalmente) contribuyen a saciar esta sed de información.

En la administración pública la tendencia al uso masivo de la información no es ajena, existen grandes bases de datos que guardan mucha información de suma importancia para todos, por eso existe una gran necesidad de un correcto manejo y almacenamiento de la misma para su correcto uso y mejor aprovechamiento por parte de toda la sociedad.

En ese sentido las TICs nos pueden ayudar a lograr ese objetivo; sin embargo, dado que no existe un criterio ordenado y uniforme en toda la administración pública para el correcto manejo de la información y además que muchas de las entidades estatales aun están muy retrasadas en el uso de las tecnologías de la información, muchas veces resulta tedioso hablar de una única gran base de datos nacional (y peor aun electrónica) que integre toda esta información y que nos haga la vida mas fácil reduciendo los tiempo en tramites, permisos, licencias, autorizaciones para los usuarios y la administración publica, así mismo permitiéndonos ahorrar grandes sumas de dinero a ambas partes.

Resumen

Esta lectura trata básicamente de una guía que nos enseña a elaborar registros o archivos electrónicos, esta guía nos da pautas de cómo diseñar, mantener, ordenar, la información en forma electrónica.

Esta guía nos ayuda ha:

1) Identificar y entender los problemas existentes en la actualidad para el manejo de la información electrónica (por ejemplo el uso de diversos tipos programas informáticos para su almacenamiento, asi como el ordenamiento de la misma)

2) Preparar la información electrónica para hacerla más manejable es decir la estandarización de la información como el uso de los mismos formatos para rellenar la información en las bases de datos (por ejemplo que las fechas esten ordenadas como dd/mm/aa, los números se escriban con dos decimales como maximo, etc).

Por otra parte esta guía nos indica algunos procedimientos para el diseño de registros electrónicos de la información indicándonos como debemos organizar la información:

1) Identificándola por áreas de interés (por ejemplo: información contable, económica, tributaria, técnica, ingenieril, política, etc.)

2) Identificando quienes la usaran (por ejemplo: los viajeros querrán información sobre las empresas de transporte hacia una determinada ciudad, los contribuyentes querrán información sobre los pagos de sus arbitrios, impuestos, etc)

3) Identificar las reglas, leyes, normas necesarias para obtener esa información (por ejemplo la información sobre datos personales de los ciudadanos que es de uso exclusivo de cada uno y las instituciones deben de salvaguardar esa información mediante normas específicas)

4) Escoger la mejor tecnología a utilizar para obtenerla (por ejemplo el tipo de programa de base de datos informático más eficiente para obtener la información)

En general es un documento muy completo que describe paso a paso todos los tópicos y pautas necesarias para realizar un diseño de registros electrónicos de la información.

Comentario

Dada mi experiencia en la administracion pública puedo afirmar que en la actualidad muchas de estas instituciones no manejan adecuadamente la información con la que cuentan así mismo no cuentan con registros electrónicos de su información; por otra parte es cierto tambien que existe un intento individual de cada institución de estandarizar su manejo de la informacion y realizar registros electrónicos de la misma, cosa que se viene dando en los últimos años, por ejemplo con la ley de transparencia y acceso a la informacion que obligo al uso intensivo de las paginas web de las instituciones para poner la mayor cantidad de información relevante posible, (esto obligo a las entidades estatales a realizar un intento de registrar electronicamente su informacion); sin embargo, creo que el esfuerzo por parte de las instituciones debe ser en forma conjunta y esta guia puede ser un buen comienzo para las instituciones y asi poder empezar un verdadero cambio en el manejo de la informacion y asi lograr tener una verdadero registro electronico de la informacion.

Por eso opino y concluyo que este tipo de guía es muy importante porque nos ha permitido aprender una forma de como realizar registros electrónicos de la información.