Discusión Grupal: Democracia e Internet

Gobernabilidad y Tecnologías de la Interacción y Gestión de Contenidos

Discusión Grupal: Democracia e Internet


1) ¿Cree usted que el uso de Internet se correlaciona con la democracia?

Si el Internet si se correlaciona con la democracia, puesto que la democracia es la participación de todos en la vida política de un país, y esta participación se da mediante las elecciones, y todos participamos por medio nuestro voto y para emitirlo necesitamos estar informados de los candidatos sus propuestas, etc., y como el Internet es una herramienta que nos permite el acceso a la información es en ese sentido que se el Internet se correlaciona con la democracia en nuestros país.

Sin embargo en otros países no solo se correlaciona por medio del acceso a la información sino también mediante el voto electrónico que permite que mucha mas gente pueda participar activamente en democracia, así mismo muchos gobiernos locales y regionales en el mundo emplean el Internet para que los ciudadanos participen más activamente en sus gestiones mediante opiniones y comentarios. En nuestro país esto es aun irreal.

2) ¿Qué aspectos de la Internet cree que son los más beneficiosos para la democracia?

Ø El más importante es la inmediatez y rapidez del acceso a la información. Es el medio más económico para obtener información casi en tiempo real de los asuntos que nos interesa para nuestra participación en democracia.

Ø Otro aspecto importante es la libertad de consultar un sin numero de fuentes locales nacionales e internacional, dada que la información es libre y abierta para todos, que nos permitirá tener un mejor base sobre los asuntos particulares. No estamos supeditados a fuentes sesgadas como los medios de televisivos, radio y periódicos.

3) ¿Es la Internet de mayor beneficio para lo social, lo individual o ambos?

Básicamente el Internet da mayor beneficio individual porque si bien es cierto la información es libre y las redes existen, cada individuo que la usa lo hace para buscar lo que mas le conviene para su propio beneficio, nadie nos obliga a participar en la vida política de nuestro país.

Por otra parte la Internet trae beneficio social pero en menor grado puesto que muchas organizaciones sociales y/o no gubernamentales así como la sociedad civil usan este medio para lograr objetivos sociales logrando movilizar masas.

En conclusión el Internet trae beneficios tanto social como individual pero en mayor medida individual porque cada quien es libre de acceder a la información que mas les beneficie.


4) ¿Qué significa hacer gestión de la Internet en el sector público?

Significa hacer que a todos lo niveles se incentive su uso, dado sus beneficios para la sociedad y la democracia. La gestión del Internet no solo es competencia del sector encargado de las telecomunicaciones (Ministerio de Transportes y Comunicaciones ) este dicta las políticas y da las normas para incentivar la inversión en redes que proporcionen la infraestructura para su uso; la gestión debe ser mas amplia debe alcanzar a todos los sectores por ejemplo a los gobiernos locales y regionales que pueden dictar normas para el aprovechamiento de esta infraestructura mediante paginas webs que permitan e incentiven la participación ciudadana, o mediante normas que no graven con impuestos la apertura una cabina publica incentivando la apertura de muchas de estas.

El Ministerio de Educación también forma parte de esta gestión puesto debe impartir normar y generar programas para educar a la ciudadanía, por ejemplo incluyendo en los syllabus de los colegios prácticos del uso del Internet. El Ministerio de Economía también participa dando partidas especiales para estos programas, su difusión y incremento de la infraestructura.

En general todos los sectores del gobierno poniendo mas información relevante para la sociedad en sus páginas web, y creando espacios para tramites en línea, etc.

5) ¿Cuales son sus mayores preocupaciones de una mala gestión de la Internet?

Ø El no aprovechamiento de esta herramienta, actualmente muchos gobiernos locales, ministerios están empleando estas herramientas para dar mejores servicios a los ciudadanos por medio de información de mayos calidad y mas relevante en sus web, pero esto es lento.
Ø El mal uso de esta herramienta por parte de los grandes grupos de poder que tienen acceso al Internet, imponiendo sus agendas propias.
Ø El sesgo existente porque su uso no es masivo aun debido a la carencia de infraestructura.

6) Que debe de contemplar una política publica sobre el uso de la Internet?

Ø Educación para su correcto uso, si bien es cierto que en nuestro país el uso del Internet se esta volviendo masivo gracias a las cabinas públicas, también es cierto que la mayoría lo uso para fines de entretenimiento desperdiciando el gran potencial que tiene esta herramienta, por eso es importante educar y enseñar a la ciudadanía a aprovechar su uso y ese puede lograr median una política adecuada que fomento no solo su uso sino también su correcto uso.
Ø Campañas para la protección de los niños contra la información basura, pornografía, etc. Es importante que la política publica este dirigida a educar a los administradores de las cabinas públicas y dueños de estos locales que es suma importancia proteger a nuestros niños de todos los peligros que pueden haber por el uso del Internet.

Resumen de La Lectura: Desenredando la Web - Proporcionando Servicios Municipales por medio del Internet

En estas épocas muchos hacen uso masivo del Internet para realizar sus actividades, se ofrecen todo tipo de servicios vía Internet, como educación a distancia, transferencias electrónicas bancarias, telemedicina, etc., debido a este gran potencial que representa el Internet, los gobiernos han concluido como el Internet puede ayudarlos a comunicarse con el publico, con las empresas, etc.

En resumen esta guía esta diseñada básicamente ayudar a los gobiernos a usar la web y entender las nuevas formas de negocios en sus países y a nivel gobiernos locales. Esta guía suministra pautas para ayudar a los gobiernos a alcanzar las ventajas y las oportunidades de conseguirlo on-líne sin ser abrumado por los desafíos inherentes de desarrollar, lanzar y mantener Web sites.

Las principales pautas de esta guía para lograr estos objetivos son:

1) Establecer y mantener un soporte a todo nivel: Es uno de los más importantes factores en el desarrollo y lanzamiento de las pagina web en todo el mundo
2) Contar con personal experto: Dado que la mayoría de los proyectos Web requieren de programadores expertos para diseñar una buena web
3) Promover el conocimiento del Internet: Mediante el diseño de sitios web amigable para los ciudadanos que los introduzca fácilmente en uso.
4) Buscar infraestructura: Ya sea propia (Internet en casa) o por medio de ISP (proveedores de servicios de Internet) para colgar los sitios Web.

Por otra parte para un correcto diseño y mantenimiento de una página web municipal es necesario seguir las siguientes recomendaciones.

1) Revisar otras web sites: Existen incontables sitios web que nos pueden dar ideas para diseñar la nuestra, tomando en cuenta si es amigable, el numero de visitas diarias, la información que contenga, etc.
2) Balacear tu tiempo: No dedicar todo nuestro tiempo en el diseño de la web, Balancear nuestras otras actividades y el tiempo dedicado a la web nos darán una mejor visión de lo que queremos lograr.
3) Usar las mejores prácticas: Es decir los mejores diseños para el contenido, los gráficos, la presentación de la página y las herramientas de la web a diseñar.
4) Escuchar a los compañeros de trabajo: Porque pueden ser una fuente de nuevas ideas debido a que conocen mejor que nadie las áreas específicas donde laboran dándonos sugerencias muy útiles para un mejor diseño.
5) Recibir consejo exterior: De las cámaras de comercio, grupos de turistas, tus colegas en el gobierno que pueden aportar muchas nuevas ideas muy útiles para el diseño de la web.
6) Incorporar creatividad: Algunas de las mejores web nacen de ideas creativas, se recomienda que si esas ideas nacen de gente con mucha experiencia entonces debemos de tomarlas en cuenta para el diseño de nuestra web.

De otro lado es importante también tener objetivos claros a la hora de crear las paginas web de las municipalidades, la guía recomienda plantear los siguientes objetivos para la creación de nuestras paginas web:

1) Identificar a los jugadores y los recursos: Para ver como afectaran en tu diseño de red y definir los recursos previamente para no tener que desarrollar planes posteriores para obtener recursos.
2) Definir un grupo de metas: Sobre los ítem a colocar en la web por ejemplo Poner formularios de solicitudes, publicar los resultados de las elecciones casi en tiempo real, promover el turismo y desarrollo, etc.
3) Construir y mantener una marco de la política: Tener políticas acordes para los reales fines que se esperan alcanzar, por ejemplo acerca de computación, telecomunicaciones derechos, etc
4) Usar los temas para mantener la atención sobre tu sitio: Por ejemplo informaciones sobre turismo, hoteles, restaurantes, información estadística, del personal de la municipalidad, etc

Es necesario también conocer los costos a los que se enfrentan las municipalidades a la hora de diseñar e implementar un sitio web para esto la guía nos indica que los costos mas importantes a enfrentar son en: hardware y software, tiempo del staff para el trabajo técnico y creación del contenido y gerenciamiento, pagos de sobre tiempo, contratos con los proveedores de servicios de Internet y los frecuentes costos intangibles. Dado que algunas municipalidades tienen presupuestos establecidos para esto y usan su propio staff, los principales costos a enfrentar son:

1) Recursos humanos: Definir un adecuado grupo o staff de trabajo de acuerdo al presupuesto se puede decir que son costos primarios porque sin el staff no se puede diseñar nada.
2) Hosting Foráneos o locales: Varían en precios esta decisión se maneja por costos generalmente los hosting locales son mas baratos que los extranjeros por eso se usan mucho mas.
3) Sociedades: Las uniones con las sociedades nos pueden ayudar a reducir costos porque nos permite dividir la experiencia del staff técnico con los costos del proyecto o la infraestructura tecnológica necesitada para el host

Para diseñar el site web de las municipalidades la guía nos proporciona las siguientes ideas a tener en cuenta:

1) Mantener tu audiencia en mente: Sabiendo como las personas mayores usan la web puede ayudar a diseñar tu site de acuerdo a tus necesidades.
2) Tomar el camino mas alto: Dar a las personas la información que ellos necesiten para vivir, trabajar, y hacer negocios en su comunidad.
3) Seleccionar las características y el contenido: Se deben de incluir: agendas de reuniones publicas, calendario de eventos de la comunidad, números telefónicos y ubicaciones, mail para oficiales y staff, noticias municipales, información turística, Etc.
4) Crear documentos web: Que serán colgada en la pagina
5) Suministrar enlaces: Que nos permitan acceder a todos los recursos de la web tanto internos como externos relacionados a la web.
6) Proveer el acceso al mail: Por ejemplo para las personas de la tercera edad que expandirá el numero y diversidad dela correspondencia a tu oficina de gobierno.
7) Construir un acceso para las personas discapacitadas: Por ejemplo en new york se incluye textos descriptivos para contenidos de audio y video.
8) Construir un acceso para todos los mecanismos web: La web debe estar diseñada para ser usada por cualquier tipo de módems, PCS, e incluso teléfonos celulares y otros mecanismos portátiles.
9) Usar estilo de pautas: Tales como brochures o avisos, por ejemplo algunos municipios ofrecen los siguientes estilos de pautas: Identificación personal, uso de plantillas, hacer de esta fácil de comunicar, estampilla de fecha de tu pagina, uso gráficos juiciosos, dar ayudas, incluir el uso de enlaces y ofrecer opciones de baja tecnología, entre otras.
10) Emplear prototipos y una fase mejorada: Los prototipos reducen el riesgo en el diseño del sitio web dado que es un producto tangible.

Viene la etapa de implementación de ideas

1) Hosting Foráneos o locales
2) Registro de tu nombre dominio
3) Como registrarlo
4) Prueba tu servicio web
5) Dale una pequeña ayuda a tus amigos
6) Promociona tu servicio a todo el mundo

Para manejar el servicio la municipalidad se tienen los siguientes pautas:

1) Manejar el cambio: De tal forma que la pagina sea manejable.
2) Mantener relaciones: A todo nivel
3) Manejar la nueva forma de interactuar con los mayores: Que nos transmitan su conocimientos y experiencia.
4) Manejar grabaciones electrónicas: Para efectos de tener una buena base de datos

Finalmente debemos de evaluar el impacto con las siguientes recomendaciones

1) Comentarios Públicos: Que nos permitan conocer sus opiniones y así corregir posibles fallas cometidas.
2) Realimentación Interna: Para nutrirnos de nuestras fallas y fortalezas.
3) Cuenta de Visitas: Que nos miden el nivel de existo que ha tenido nuestra pagina con los visitantes.
4) Eficacia y Eficiencia: En todos los aspectos

Comentario de la Lectura: Redifinición de Herramientas en la Gestión Municipal: La Informática y el Gobierno Local

Esta lectura trata de la implementación de las herramientas informáticas (TICs) en la gobiernos locales españoles, nos describe todo el proceso, su problemática, sus acciones, y recomendaciones para una real y verdadera introducción de las TICs en los gobiernos locales españoles beneficiando de esta forma a que todos los ciudadanos puedan participar activamente en el desarrollo de sus gobiernos locales con sus aportes ya sea vía e-mail, o páginas Web, con sus criticas y opiniones de las gestiones locales, con participación masiva en las votaciones mediante el Internet; y también pueda beneficiar a los propios administradores públicos teniendo a su comunidad mas activa y aprovechando de sus inquietudes para mejorar su calidad de servicio, y por ultimo permitiendo un gran ahorro económico dado la reducción de los tiempos de atención de los trámites, reducción de costos logísticos (papel, tintas de impresoras, consumo de energía, etc.) y el consiguiente ahorro del tiempo de los ciudadanos que pueden invertir dicho tiempo en otras actividades mas productivas para su propio beneficio

Para el caso peruano si bien es cierto que no tengo experiencia en gobiernos municipales, yo creo que la implementación de los TICs en forma intensiva en las municipalidades beneficiaran basicamente a los ciudadanos que las usen reduciendo su tiempo en tramites realizados ante sus municipalidades, por otra parte tambien beneficiaran a los propios funcionarios publicos que tendran mejores herramientas para responder mas rapido a las necesidades de los ciudadanos; sin embargo, también creo que no todos los ciudadanos se beneficiaran de este uso masivo de las TICs en los gobiernos locales, puesto que en nuestro país las conexiones particulares de Internet tienen aun una tasa muy baja, por otra parte si bien es cierto que existen muchas cabinas publicas de internet estas no servirían del todo para estos objetivos por su estructura particular y el principal uso que le da la mayoría de los usuarios de estos servicios.

Finalmente yo pienso que definidamente el uso masivo de las TICs en las municipalidades no deberían ser implantadas para efectos de realizar votaciones en forma electrónicas ya sean de elecciones autoridades municipales o encuestas, etc., al menos no por el momento, puesto que primero existiría un gran sesgo en los resultados debido justamente a lo manifestado líneas arriba l(a poca penetración del Internet en los hogares), segundo la falta de cultura cívica de muchos ciudadanos quienes seguramente no participarian y tercero y muchos mas importante la poca cultura que tienen muchos de los ciudadanos que dejan influenciar sus opiniones, lo que desvirtuaria mas aun los resultados.

Resumen de la Lectura: Redifinición de Herramientas en la Gestión Municipal: La Informática y el Gobierno Local

1) La participación directa en la política local: Desde los años 50 con la aparición de las computadoras se revoluciona la política, permitiendo a los votantes una participación mas activa en las elecciones locales, esta tradición se consolida con los años hasta que a medidos de los 90 se puede decir que las TICs (Internet) es ya una herramienta muy importante para las campañas políticas.

En resumidas cuentas para que las TICs sean posibles se debe de cumplir primero la existencia de una cultura institucional abierta, segundo enseñar a los ciudadanos el uso de las herramientas de las TICs y por ultimo dar información a los habitantes no tradicionales.

2) Resistencia Pasiva: Este punto trata de los distintos problemas surgidos a la hora de implantar las TICs en las instituciones publicas, por ejemplo como la falta de interés de los funcionarios públicos así como el desconocimiento de las herramientas informáticas vigentes hace que se retrase la implementación eficiente de las TICs en estas administraciones produciendo perdida de tiempo de los tramites administrativos, falta de una coordinación adecuada entre todas las áreas, etc.

3) Tendencias Contradictorias: Trata del análisis del fracaso de la no introducción de las TICs en la administración publica, se dice que no hubo una adecuada capacitación de los funcionarios para que usen correctamente estas herramientas informáticas, por otra parte existió también la negativa de aprender a usarla por parte de algunos funcionarios finalmente los que la usaron (básicamente el Internet) no lo hicieron para lo que se quería es decir para el contacto con los ciudadanos sino mas bien para sus agendas propias. Por otra lado este punto trata del nivel de participación de los usuarios de cómo estos usarían las TICs para la participación comunitaria en su gobierno local, surgieron dos tendencias opuestas la participación restringido limitada solo a emitir sus votos la otra fue la participación ampliada que haría que los ciudadanos participen activamente en la vida política de su gobierno local mediante el uso intensivo de las TICs

4) Nuevas tendencias: Con el advenimiento de un nuevo gobierno se comienza una amplia reforma en todos lo sectores, uno de estos grandes cambios consistía lograr una estructura organizativa descentralizada apoyadas por una red de comunicaciones eficientes que le permita al ciudadano una mayor participación activa. Para que esta red de comunicaciones abierta funcione debe de cumplir tres factores claves primero un conjunto de valores comunes a todas organización, segundo un canal de comunicación eficiente con el mando central y tercero una estrategia clara para lograr los objetivos establecidos; no están aun claros los logros sin embargo se redujeron los tiempos por el uso intensivo de las nuevas herramientas informáticas implantadas. Como proceso del cambio y para alcanzar los objetivos de que la mayoría de los ciudadanos participen activamente se practico la siguiente estrategia: primero se adquirió equipos informáticos para reforzar los diversos gobiernos locales, segundo se desarrollo un sistema de información usando tecnologías abiertas y tercero se capacito a los funcionarios. A pesar que hubo mejoras con estas medidas pero aun se pueden ver cierta resistencia por parte de algunos funcionarios al uso de estas herramientas informáticas

5) Propuestas para superar los obstáculos a la ciudad digital: Acá replanten estrategias para el uso intensivo de las TICs (Internet) en los gobiernos locales que son:

a. Trabajar en conjunto con funcionarios municipales de nivel superior, representantes ciudadanos y representantes de otros niveles del gobierno, en la definición de objetivos de la administración municipal.
b. Trabajar conjuntamente con otros niveles del gobierno, sector privado, organismos comunitarios, ámbito académico, otros, en el logro de articulaciones y concertaciones de decisiones políticas y tecnológicas que enmarquen y aseguren la solidez y la continuidad de esta reorganización administrativa
c. Integrar las estrategias y policitas de incorporación de TIC en la administración municipal en el marco de políticas globales, tanto de la reestructuración y mejora en la administración publica, como de políticas científicas y tecnológicas
d. Concentrar esfuerzos en el cambio de mentalidad de los funcionarios municipales, para permitir transformaciones en la organización
e. Focalizar los esfuerzos sobre la formación continua de los funcionarios municipales
f. Los administradores urbanos deberían capacitarse para superar los interese parciales de las secretarias, subsecretarias (y los de sus responsables) para actuar por el interés de la institución municipal y de los habitantes de la ciudad
g. La continuidad de las funciones, funcionarios en cargos técnicos estratégicas y políticas que se han demostrado apropiadas a través de los cambios de gobierno así como la transmisión de sus conocimientos y experiencia a los demás funcionarios, a través de planes de formación permanente.

Considerando estas estrategias finalmente se pueden plantear propuestas concretas de acción para la incorporación de TIC como:

a) Elaborar un plan de incorporación de innovaciones tecnológicas a mediano plazo: trabajando a todos los niveles y estableciendo grados de prioridad.
b) Establecer de la unidad de funcionarios encargada del estudio de la calidad y precios de equipamientos tecnológicos y la decisión de compra del mismo tanto en hardware como en software. Se recomienda el acompañamiento por una unidad de supervisión para su adecuado monitoreo.
c) Informatizar en prioridad los departamentos o unidades municipales concernidos con el planeamiento y la tomas de decisiones: Por ejemplo salud, educación cultura, estadísticas, medio ambiente, etc.
d) Desarrollar de bases de datos para el planeamiento y nivel operativo: Por ejemplo sobre el registro de salud, estado de las viviendas, etc.
e) Vincular la administración municipal con la sociedad: Por medio de la interacción con organizaciones privadas o comunitarias que disponen de información actualizada de primera mano.
f) Integrar y/o articular a los sectores privado y comunitario al proceso de informatización de la estructura municipal: Logrando así sinergias positivas de los esfuerzos Trabajar con los líderes comunitarios, incluyendo todas las ONGs y organismos involucrados por la problemática urbana: Formándolos en el uso de las TICs

Comentario sobre la clase "DATA GOVENANCE"

Este tema esta bastante relacionado al tema de los registros electrónicos de la información, este tema se aborda desde el punto de vista de la importancia del manejo de los datos (unidad menor a la información), de que los datos deben ser manejados de tal forma que su uso nos genere beneficio a quienes lo usamos, de como su correcto uso puede servir para que nuestras bases de datos sean homogeneas, standares, almacenables e integrables.

Se desprende de la clase que:

1) Los datos correctamente manejados y estandarizados nos ahorran dinero en el sentido que
la información que de ella se genere sea fácil de integrar en grandes bases de datos comunes.

Ejemplo: Un caso práctico sobre este punto me ocurrio en mis primerio años en el MTC "mi labor era realizar el levantamiento de la información de los expedientes físicos de la Dirección General de Gestión de Telecomunicaciones para la migración a una nueva base de datos , porque los programadores de esta nueva base de datos en SQL no la podian migrar directamente de la base de datos en FOX existente porque los reportes que generaba esta última no eran compatibles con la tabla a actualizar en SQL, en ese sentido el MTC perdio 6 meses en realizar dicha actualización de casi 2000 expedientes y por su puesto mucho dinero"

2) Los datos deben ser organizados de tal forma que cuando se agrupen y se lean conjuntamente como información, dicha informacion deba ser coherente y util para los usuarios.

Ejemplo: En mi mismo caso práctico, mucha de la informacion que nos proporcionaban los reportes de la base en FOX, era irrelevante como y en cambio habia mucho información importante que no se consignaba como por ejemplo la fecha de vencimiento de la autorizacion, la fecha del inicio del tramite, el nombre del representante legal, etc.

3) Los datos deben ser compartidos para una mejor realización de las labores

Ejemplo: En mi mismo caso, habia otras áreas que dependían de la información que nosotros manejabamos para realizar sus labores, por ejemplo La Oficina de Acotaciones necesitaba saber cuantas autorizaciones tenia una empresa para cobrar los derechos de canon y tasas anuales, pero ellos no tenían los derechos de usuarios de para manejar esa informacion directamente en su monitor y poder responder y realizar sus resportes y cobros mas rapidamente. Ellos dependian de solicitar la información de las autorizaciones a nosotros mediante memorandum. Lo mismo ocurria en forma inversa nosotros no teniamos los derechos de usuarios para accesar a las bases de datos de pagos y evaluar los expedientes mas rapidamente.

Finalmente como los datos generan informacion, la información genera conocomiento a quien lo lea y finalmente el conocimiento con la intuicion genera sabiduria en ese sentido es de suma importancia que existe un planificador de estos datos que logre que los cabezas en la administracion publica articulen adecuamente las estructuras de manejo de los datos lo cual permita que estos generen la mayor y mejor información posible que beneficie a quien la lea.

Comentario de la Lectura 16
A Practical Guide for Designing Electronic Records Access Programs

Introducción

En estos tiempos la información, sigue creciendo a ritmos acelerados y en todos los sectores de la sociedad hay mas necesidad de la misma ya sea para el uso cotidiano, estudios, trabajos, investigaciones, etc., los niños, adolescentes, madres, empresarios, funcionarios públicos, etc., la usan día a día y la requieren cada vez mas para sus actividades, en ese sentido los medios electrónicos y las TICs (mediante el uso de Internet fundamentalmente) contribuyen a saciar esta sed de información.

En la administración pública la tendencia al uso masivo de la información no es ajena, existen grandes bases de datos que guardan mucha información de suma importancia para todos, por eso existe una gran necesidad de un correcto manejo y almacenamiento de la misma para su correcto uso y mejor aprovechamiento por parte de toda la sociedad.

En ese sentido las TICs nos pueden ayudar a lograr ese objetivo; sin embargo, dado que no existe un criterio ordenado y uniforme en toda la administración pública para el correcto manejo de la información y además que muchas de las entidades estatales aun están muy retrasadas en el uso de las tecnologías de la información, muchas veces resulta tedioso hablar de una única gran base de datos nacional (y peor aun electrónica) que integre toda esta información y que nos haga la vida mas fácil reduciendo los tiempo en tramites, permisos, licencias, autorizaciones para los usuarios y la administración publica, así mismo permitiéndonos ahorrar grandes sumas de dinero a ambas partes.

Resumen

Esta lectura trata básicamente de una guía que nos enseña a elaborar registros o archivos electrónicos, esta guía nos da pautas de cómo diseñar, mantener, ordenar, la información en forma electrónica.

Esta guía nos ayuda ha:

1) Identificar y entender los problemas existentes en la actualidad para el manejo de la información electrónica (por ejemplo el uso de diversos tipos programas informáticos para su almacenamiento, asi como el ordenamiento de la misma)

2) Preparar la información electrónica para hacerla más manejable es decir la estandarización de la información como el uso de los mismos formatos para rellenar la información en las bases de datos (por ejemplo que las fechas esten ordenadas como dd/mm/aa, los números se escriban con dos decimales como maximo, etc).

Por otra parte esta guía nos indica algunos procedimientos para el diseño de registros electrónicos de la información indicándonos como debemos organizar la información:

1) Identificándola por áreas de interés (por ejemplo: información contable, económica, tributaria, técnica, ingenieril, política, etc.)

2) Identificando quienes la usaran (por ejemplo: los viajeros querrán información sobre las empresas de transporte hacia una determinada ciudad, los contribuyentes querrán información sobre los pagos de sus arbitrios, impuestos, etc)

3) Identificar las reglas, leyes, normas necesarias para obtener esa información (por ejemplo la información sobre datos personales de los ciudadanos que es de uso exclusivo de cada uno y las instituciones deben de salvaguardar esa información mediante normas específicas)

4) Escoger la mejor tecnología a utilizar para obtenerla (por ejemplo el tipo de programa de base de datos informático más eficiente para obtener la información)

En general es un documento muy completo que describe paso a paso todos los tópicos y pautas necesarias para realizar un diseño de registros electrónicos de la información.

Comentario

Dada mi experiencia en la administracion pública puedo afirmar que en la actualidad muchas de estas instituciones no manejan adecuadamente la información con la que cuentan así mismo no cuentan con registros electrónicos de su información; por otra parte es cierto tambien que existe un intento individual de cada institución de estandarizar su manejo de la informacion y realizar registros electrónicos de la misma, cosa que se viene dando en los últimos años, por ejemplo con la ley de transparencia y acceso a la informacion que obligo al uso intensivo de las paginas web de las instituciones para poner la mayor cantidad de información relevante posible, (esto obligo a las entidades estatales a realizar un intento de registrar electronicamente su informacion); sin embargo, creo que el esfuerzo por parte de las instituciones debe ser en forma conjunta y esta guia puede ser un buen comienzo para las instituciones y asi poder empezar un verdadero cambio en el manejo de la informacion y asi lograr tener una verdadero registro electronico de la informacion.

Por eso opino y concluyo que este tipo de guía es muy importante porque nos ha permitido aprender una forma de como realizar registros electrónicos de la información.

Caso Practico de la Utilizacion de las Tecnologias de la Informacion - Caso MTC

INTRODUCCION

Hasta el año 1997, todos los procedimientos administrativos (llámese autorizaciones, permisos, concesiones) realizados en el Ministerio de Transportes y Comunicaciones (MTC), específicamente en la Dirección General de Gestión de Telecomunicaciones (DGGT) no contemplaban la utilización de las herramientas informáticas existentes en esa época, así como el Internet como medios para mejorar y agilizar la culminación de dichos procedimientos.

La pagina Web del MTC contenía simplemente información no relevante para las empresas y personas naturales que querían realizar algún tramite, como información institucional, datos estadísticos de los servicios, fotos de las actividades sociales entre otras; las licencias, permisos, concesiones y autorizaciones se expedían en tiempos muy largos básicamente porque para el control de los expedientes no se contaba con una base de datos eficiente solo existía un archivo en Excel y por tanto muchas veces era muy complicado encontrar los expedientes o saber quien los tenia, así mismo para evaluar las solicitudes se tenia que utilizar datos y herramientas que estaban impresos en viejos manuales y planos, lo que hacia que los procesos se demoran mas de lo debido.

En años posteriores se fue implementando sistemas informáticos para el control y ubicación de expedientes utilizando ya plataformas en FOX - DOS este sistema se denominaba GANIMEDE, lo cual aligero un poco los tramites pero no del todo porque los procesos y software no estaban integrados (generalmente eran por oficina o dirección) sino que eran diferentes tipos de software para cada aplicación (por ejemplo existía un software para la ubicación de los expedientes, existía otro software para el control de los expedientes y otro para la evaluación de los mismos)

En el año 1999 se diseña otro sistema para reemplazar al GANIMEDE, este sistema fue diseñado en ORACLE, dicho sistema tenia como función únicamente el control y ubicación de los expedientes de la DGGT (anteriormente DGT), este sistema permitió agilizar aun mas el control y ubicación de los expedientes, sin embargo debido a que ya se pensaba en un sistema que integre todo es decir tanto la ubicación, control de los expedientes así como la generación de informes, permisos, y licencias se desecho para dar paso a un nuevo sistema.

A partir de mediados del 1999 se decide integrar adquirir un sistema que integraba todas estas funciones en una sola, este sistema se llamaba ellipse y se adquirió vía licitación a la empresa THALES de Francia; adicionalmente se hace mejoras la pagina Web, diseñando cartillas de información para cada tipo de tramite así como formularios para los mismos, los cuales se podían descargar de la misma pagina Web, así mismo se crea una interfaz para que los usuarios puedan realizar consultas on-line de sus tramites sin necesidad de estar yendo al MTC.

A partir del 2006 en una de las oficinas de la DGGT se comienza a crear un software para la atención de solicitudes on-line, este plan piloto se inicia en la Subdirección de Registros y Acciones Técnicas debido a que en dicha oficina se emitían aproximadamente 12,000 permisos al año con un plazo de atención de 2 días en promedio por eso era ideal iniciar este plan.

A la fecha se viene trabajando en dicha interfaz y se espera que muy pronto entre en funcionamiento, siendo el principal resultado que el usuario desde su casa mediante el portal del MTC podrá realizar el pago, realizar la solicitud y en un par de días como máximo recibir vía e-mail su permiso.

Como se puede apreciar el esfuerzo en el MTC del uso del Internet y las tecnologías de la información están dando resultado aunque el proceso es lento se espera que en los próximos años con la incorporación de la ventanilla única se agilicen mas los tramites para beneficio de los usuarios con menores tiempo de atención y para beneficio del MTC logrando así mayor eficiencia así como la reducción de costos operativos.

Finalmente el presente trabajo resume brevemente los procedimientos problemas, dificultades y beneficios presentados durante este proceso del uso de las tecnologías de la información en la administración pública específicamente en la DGGT del MTC.


CAPITULO I

DESCRIPCION DE LOS SISTEMAS INFORMATICOS

GANIMEDE

Este sistema fue diseñado en el año de 1998 con FOX - DOS, fue creado específicamente para la ubicación de los expedientes de la DGGT (antes DGT). Este sistema nos permitía conocer la ubicación del expediente en el archivo central y también nos permitía saber quien estaba trabajando dicho expediente, dado las limitaciones del DOS, no tenia mas funciones. Los reportes que generaba nos daban únicamente la relación de expedientes existentes y su ubicación en el archivo central.

SISDGT

Este sistema fue diseñado en 1999 con ORACLE, fue creado específicamente para el control y seguimiento de los expediente de la DGGT (antes DGT). El sistema nos permitía conocer quien estaba evaluando tal o cual expediente, que tiempo se demoraba el usuario en culminar su evaluación y que tipo de documento había emitido, también nos permitía obtener reportes de la cantidad de expedientes que había evaluado tal o cual profesional.

SISTEMA DE TRAMITE DOCUMENTARIO

Este sistema fue creado en 1999 con ORACLE, este era utilizado para el control del ingreso y atención de los expedientes al MTC. Toda carta, escrito memorial, oficio, etc., que cualquier persona natural o jurídica u otra entidad gubernamental o no gubernamental cursaba al MTC debía ser registrado e ingresado al MTC por este sistema, la idea es que como los procedimientos del MTC están sujetos a plazos conforme a la normatividad vigente, así mismo de acuerdo a la organización del MTC, cada oficina esta encargada de absolver ciertos trámites, entonces los documentos al ser ingresados eran discriminados por oficinas, para su atención y respectivo control, por ejemplo todos los escritos y solicitudes relacionadas a los servicios de radiodifusión serán derivadas a la Subdirección de servicios de radiodifusión (SSR). Los reportes que genera este programa no solo nos indicaba quien había evaluado tal o cual expediente sino que también, nos indicaba el historial del expediente desde su ingreso al MTC hasta la culminación del trámite.


SISTEMA ELLIPSE (Versión 5.4.9)

El Sistema Ellipse forma parte de la compra que se hizo a la empresa francesa THALES (antes THOMSON), de un "Sistema Nacional Integrado de Gestión y Control del Espectro", este sistema esta compuesto por software y hardware lo que nos permite gestionar y administrar el espectro radioeléctrico en forma más eficiente.

El Ellipse consta de dos Subsistemas:

Ø Elipse Administrativo (desarrollado en Oracle Developer)
Ø Ellipse Técnico (desarrollado en C++)
Posee dos Base de datos:

Ø Base de Datos Técnica - Administrativa (Oracle) con la cual trabaja tanto el Ellipse Administrativo como el Ellipse Técnico.
Ø Base de Datos Cartográfica (archivos de planos) con la cual trabaja el Ellipse Técnico.
Ø Trabaja con servidores:
Ø Servidor de Bases de datos Técnico-Administrativo y Cartográfico (SUN Enterprise 3500).
Ø Servidor de cálculo, ejecutables del Ellipse Técnico (SUN Ultra Enterprise E450).

Este sistema esta diseñado para la administración de frecuencias, otorgamiento de licencias, facturación y homologación de equipos así como también para la derivación de expedientes y/o documentos dentro de las oficinas de la DGGT.

Antes del Sistema Ellipse la SSR contaba con un sistema administrativo de control de expedientes llamado Ganimede, este sistema fue creado en lenguaje FOX PRO para DOS, de otro lado como ya existía esta base de datos lo que se hizo primero fue migrar esta información a la nueva base de datos del Sistema Ellipse, pero esa información era mínima para los requerimientos de la oficina en la parte técnica e inconsistente en la parte administrativa, por lo cual se tendría que comenzar con todo un proceso de actualización de la información.

SISTEMA DE CONSULTAS (Versión 1.59)

Este es un sistema de reportes de la base de datos del Sistema Ellipse, basicamente lo que hace es proporcionarnos reportes de la data que contiene el Sistema Ellipse, mediante comandos específicos podemos filtrar dicha data y obtener reportes impresos de empresas, estaciones, servicios, localidades, etc., así mismo este sistema nos permite generar algunos códigos que son necesarios para la creación de equipos, cuentas, número de serie que nos servirán posteriormente para crear las estaciones y llenar la data del mismo sistema. (Ver algunos reportes generados con el Sistema Consultas Ellipse en los Anexos del 16 al 23)



CAPITULO II

UTILIZACION DE LAS TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION EN EL MTC


Como se dijo en la introducción a partir de 1999, se toma la decisión de integrar los sistemas existentes para agilizar los trámites que realizaba la DGGT (antes DGT), la idea era mejorar los procesos y trámites realizados mediante la introducción e integración de los sistemas informáticos existentes, así se buscaba:

Ø Reducción de los tiempos de evaluación de expedientes que ingresaban a la DGGT (antes DGT)
Ø Reducción de los tiempos de atención de los expedientes en las diferentes subdirecciones de la DGGT (antes DGT).
Ø Reducción de los errores materiales cometidos por el personal de la DGGT (antes DGT) en el típeo de oficios, informes y resoluciones.
Ø Reducción de los costos operativos generados por la atención de los diversos trámites que se realizaban en el MTC.
Ø Reducción de la complejidad de muchos de los trámites que se realizaban en el MTC.
Ø Mayor eficiencia en la atención de los expedientes dado el ahorro del tiempo para el MTC y los usuarios.
Ø Ahorro de tiempo de los usuarios puesto que podían invertir mas tiempo haciendo otras actividades que le generen ingresos personales así como ingresos al estado por medio de los impuestos.
Ø Ahorro de dinero para los usuarios debido a que los procesos serán menos complejos.
Ø Aprovechamiento de las tecnologías de la información existentes y que estaban a la mano del MTC

En ese sentido el primero paso para integrar todos los sistemas era crear un interfaz de entrada y salida entre el sistemas ellipse y el sistema de tramite documentario, dado que el sistema ellipse era de aplicación exclusiva de la DGGT (antes DGT) y no se podía hacer seguimiento de los expedientes por ejemplo cuando ingresaban al MTC en cambio con el sistema de tramite documentario si era posible.

Una vez integrado los sistemas mediante esta interfaz ya era posible hacer el seguimiento de todos los expedientes desde que se iniciaba el trámite hasta que se culmina el mismo, así mismo esta integración nos permitiría mas adelante permitir que los usuarios puedan hacer seguimientos de sus expedientes on-line.

Muchos años demoro hacer que camine este sistema integrado más o menos tres años desde 1999 hasta el 2002. Al inicio porque el personal tenia que ser capacitado para que operen estos sistemas, y posteriormente por la dejadez de algunos funcionarios que se negaban ha aprender, y no seguían los procedimientos para el correcto llenado de la data.

El correcto funcionamiento y la calidad de la información que arrojaba el sistema en sus reportes dependía básicamente del correcto uso de cada uno de los usuarios del sistema es así que si alguno no llenaba bien los datos o simplemente no lo hacia, la información que se reflejaba en los reportes ya sea a los usuarios o autoridades internas o externas no eran reales. Por tanto la mejora que se esperaba en reducción de tiempos y eficiencia en la atención dependía de los mismos funcionarios usuarios del sistema.

Los principales problemas que se encontraron para el manejo y utilización de este sistema eran:

Ø La negación del personal nombrado de no querer usarlo dichos sistemas so pretexto que les quitaba mucho tiempo en usarlo.
Ø La falta de conocimiento del manejo de las computadoras básicamente del personal nombrado.
Ø La falta interés que le ponían muchos de los funcionarios al ingresar los datos en el sistema.
Ø Los errores materiales que se cometían al ingresar los datos por parte de los funcionarios
Ø Los desconocimientos de los procedimientos administrativos que se manejaba en el MTC por parte de los funcionarios.
Ø La antigüedad de los equipos informáticos que en muchos casos no soportaban o no tenían la capacidad para cargar los actuales sistemas.

Posteriormente cuando el sistema ya era manejado por la mayoría y se podían obtener reportes de calidad, se implemento mediante la pagina Web del MTC la opción de que los usuarios puedan ver on -line el avance de sus tramites, así que ya no era necesario que se apersonen al MTC y esperen mucho tiempo para conversar con el funcionario que estaba viendo su tramite, porque ahora lo podía ver vía Internet.

Por otra parte paralelamente a esto para seguir con la mejoras de la atención de los usuarios se diseño cartillas de orientación para los usuarios donde se explicaba brevemente y claramente cada uno de los tramites que el MTC hacia, así mismo se diseño formatos de solicitudes para permitir a los usuarios realizar mas rápidamente el llenado de sus solicitudes y así cumplir con todos los requisitos establecidos según ley y todo esto estaba colgado en la Web, y podía ser descargado en forma gratuita, así mismo para efectos de los pagos por los derechos por cada tramite se hizo posible que los pagos se hicieran a través del banco de la nación así los usuarios no perderían tiempo haciendo colas enormes en el MTC para pagar estos derechos. Por ultimo la aparición de sistemas informáticos aplicativos que permitían a los ingenieros vía Internet realizar cálculos disminuyendo los tiempos de evaluación.

Todos estas mejoras por medio el uso del Internet y la integración de los sistemas informáticos del MTC hicieron posible que se agilizara los tramites se aminorara los tiempos de atención.

Sin embargo esto no quedo ahí, puesto que el proceso de atención debía seguir mejorando en ese sentido en la subdirección de registros y acciones técnicas de la DGGT (antes DGT) se tiene la idea de no culminar y emitir los permisos on-line, con esto se busca básicamente tres cosas:

Ø Reducir los aun mas los costos operativos de la emisión de los permisos de esta subdirección. Dado que se emiten unos 12000 permisos anualmente y se gasto mucho en hojas y tinta.
Ø Disminuir el tiempo de atención de los expedientes tal vez a un día y medio dado en promedio.
Ø Ahorrar a los usuarios aun mas dinero en movilizaciones dado que ya no seria necesario trasladarse al MTC para realizar el trámite todo lo podría hacer on-line desde su propia casa o una cabina publica.

En conclusión las tecnologías de la información han permitido al MTC integrar sus sistemas informáticos así como la agilización de los trámites logrando ahorro de tiempo y dinero tanto a los usuarios y el MTC, aunque aun falta mucho por mejorar porque los procesos son aun lentos.
En ese sentido este es un buen ejemplo de cómo las tecnologías de la información nos ayudan en nuestra vida diaria y esperemos que algún día el sector publico pueda llegar a igualar en eficiencia de atención on – line a las empresas privadas como los bancos que actualmente ya ofrecen servicios on – line que son muy eficientes.